Текстовый процессор

Назначение текстового процессора. Рабочее окно, структура документа. Основные проёмы работы с текстовым процессором. Технология создания и способы форматирования текстовых документов. Стилевое оформление документа.

Деятельность сотрудника органов внутренних дел связана с использованием документов, в которых информация зафиксирована в разнообразных формах:

• текстовой — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами;

• числовой — способ кодирования степени проявления того или иного свойства объекта в сравнении с эталоном специальными символами — цифрами;

• графической — способ представления информации посредством картин, фотографий, схем, чертежей на том или ином материальном носителе, изображающий фрагмент реального мира;

• звуковой — способ представления информации, воспринимаемой органами слуха;

• видеоинформация — способ сохранения картин окружающего мира во всём многообразии её проявления, появившийся с изобретением кино.

Поэтому при работе с информацией используются разнообразные средства:

• текстовая информация — текстовый процессор;

• числовая информация — табличный процессор;

• графическая информация — графический редактор;

• хранение информации — система управления базой данных;

• распространения информации — компьютерные сети.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

В служебных документах используется официально-деловой стиль. Они должны быть краткими, последовательными, точно излагающими факты и принятые решения.

Информация в служебном документе чаще всего представлена в текстовой форме. Для облегчения восприятия текста могут использоваться различные средства его оформления — гарнитура, начертание, кегль, цвет, подчёркивание, видоизменение, выравнивание, отступы, интервалы, стили.

Текстовый редактор — программа для работы с текстом, позволяющая создавать текст, просматривать имеющийся текст, редактировать текст.

Текстовый процессор — это текстовый редактор со значительно расширенной функциональностью, способный адекватно понимать форматированные тексты, помогающий создавать и обрабатывать сложные документы, оформленные с использованием разных стилей, со вставкой различных объектов.

Современные текстовые редакторы вместе с функциями создания текста, его просмотра, редактирования допускают некоторые дополнительные функции, например, в редакторе Блокнот имеется возможность выбора гарнитуры.

Ввод текста. Основа большинства документов — текст, т. е. последовательность различных символов. Не все эти символы можно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода символов используются таблицы символов. Символ можно также ввести, используя ALT-код, т. е. код, символ которого вызывается посредством кнопки Alt и числа, набранного на NUM-PAD: минус — 0150; тире — 0151; знак абзаца — 20;0182.

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Текстовый процессор позволяет вставлять в документ:

• изображения, созданные в графических редакторах;

• таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах;

• звуковые файлы и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях;

• многие другие виды объектов.

Форматирование текстового документа. Текстовый процессор обеспечивает форматирование документов на пяти уровнях:

• на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, кегля и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т. д.);

• на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.);

• на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, чётных и нечётных страниц и т.д.);

• на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.);

• на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Форматирование на уровне символов. Шрифт — графический рисунок начертания букв и знаков, составляющих единую стилистическую и композиционную систему.

Гарнитура шрифта —один шрифт или набор шрифтов, имеющих одинаковый дизайн. Например, гарнитура Times New Roman содержит шрифты в начертаниях: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный Курсив.

Начертание шрифта —разные варианты шрифта внутри одной гарнитуры, учитывающие стиль и насыщенность шрифта.

стили шрифтов — прямой и курсив. Выделение текста возможно с помощью подчёркивания.

видоизменения шрифта — зачёркнутый, надстрочный, подстрочный. Размер, или кегль, символов шрифта — размер буквы или знака по вертикали, включающий её нижние и верхние выносные элементы. Измеряется в пунктах (пт). Типографский пункт — единица измерения кегля шрифта. 1 пт = 0,3528 мм.

Кернинг (англ.kerning) при наборе текста, или межбуквенный интервал — избирательное изменение интервала между буквами в зависимости от их формы.

Анимация текста —применение к выделенному тексту визуальных эффектов, таких как тень, свечение и отражение.

Форматирование на уровне абзацев. В компьютерных программах абзацем считается любой текст, заканчивающийся маркёром абзаца, т. е. нажатием клавиши Enter. В режиме включённых непечатаемых символов маркёр абзаца отображается символом ¶.Маркёр абзаца содержит информацию о форматировании абзаца.

Возможны различные варианты выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю обеспечивает упорядочивание текста по линии отступа левого поля документа. При этом отступ от окончания каждой строки до правого поля будет различным.

Выравнивание по центру в пределах каждой строки обеспечивает одинаковый отступ от левого и правого полей без выравнивания текста по линиям боковых полей. Часто используется для оформления титульных листов работ.

Выравнивание по правому краю обеспечивает упорядочивание текста по линии правого поля за счёт различного отступа слева.

При выравнивании по ширине текст упорядочивается и выравнивается полевому и правому полям одновременно.

Абзацный отступ —сдвиг вправо первой строки абзаца, который используется для логического разделения текста на части, объединённые единой мыслью, темой, идеей или сюжетом. Обратный абзацный отступ или втяжка, или выступ — сдвиг начала первой строки абзаца влево по отношению костальным его строкам. При обратном отступе первая строка набирается на полный формат, в то время как остальной текст набирается с отступом (втяжкой).

Интерлиньяж, или межстрочный интервал, — расстояние между базовыми (верхними или нижними) линиями соседних строк, измеряется в пунктах.

В некоторых ситуациях, например, перед заголовком в документе, необходимо принудительно перейти к новой странице. Поставив курсор перед текстом, с которого должна начинаться новая страница, можно нажать комбинацию клавиш CTRL + ENTER. В документ будет вставлен Разрыв страницы — непечатаемый символ, который можно увидеть в режиме отображения непечатаемых знаков.

Список — перечень объектов, каждый элемент которого начинается с маркёра или номера и является абзацем.

Если информация, которая подаётся в виде списка, не требует упорядочивания, её, как правило, подают ввиде ненумерованного, или маркированного, списка.

Если порядок следования компонентов списка существенен, то этот список оформляют как нумерованный.

Форматирование на уровне страниц, раздела. Форматирование на уровне страниц на уровне страниц включает определение параметров страниц, ориентацию страниц, рамки, колонтитулов первой страницы, чётных и нечётных страниц и т.д.

Параметры страницы в текстовом процессоре — это размер бумаги, ориентация страницы, поля, перенос слов и т. д.

Поля в текстовом процессоре — это отступ текста от края страницы. Их можно настраивать —уменьшать, увеличивать, убрать совсем, чтобы текст напечатать от края до края страницы.

В работе с двухсторонними документами используются зеркальные поля. В этом случае левое и правое поле автоматически меняется местами на нечётных и чётных страницах. Ориентация страницы — способ расположения прямоугольной страницы. Двумя наиболее распространёнными типами ориентации являются книжная и альбомная ориентации.

Книжная ориентация страницы — размещение документа при печати так, что короткая сторона располагается горизонтально, а длинная — вертикально.

Альбомная ориентация страницы — размещение документа при печати так, что короткая сторона располагается вертикально, а длинная — горизонтально.

Текстовый процессор производит разбиение на строки в пределах абзаца, вставляя символ мягкого перевода в конце каждой строки.

Разрыв страницы —место, где заканчивается одна страница и начинается другая.

В текстовом процессоре при заполнении страницы производится автоматическая разбивка на страницы вставкой мягких разрывов страницы. Но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив принудительные, жёсткие разрывы страниц вручную там, где это требуется. Это даёт возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы.

В текстовом процессоре предусмотрено средство расстановки переносов, содержащий разные режимы:

• перенос по словам;

• автоматическая расстановка переносов;

• ручная расстановка переносов;

• настройка параметров расстановки переносов.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа.

Редактирование документа— внесение изменений в содержимое документа, выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Копирование— вставка копии фрагмента документа в указанное места документа. Перемещение — вставка копии фрагмента документа в указанное место вместе с удалением его из прежнего места. Удаление — уничтожение выделенного фрагмента документа.

Проверка правописания, сохранение и печать документа. При создании документа возможны орфографические синтаксические ошибки. Текстовые процессоры имеют встроенную систему проверки правописания, содержащую орфографические словари и грамматические правила для многих языков.

Сохранение документа — фиксирование документа на некотором носителе — магнитном или оптическом диске, твердотельном накопителе в выбранном формате:

ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохранённые в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах;

RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования.

Формат DОС, (документ Word,расширение в имени файла doc, docx ) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования;

Web-страница (расширение вимени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и приэтом сохраняются результаты форматирования.

Печать документа — вывод документа на бумагу или другую поверхность обычно в виде, доступном пользователю без использования дополнительных устройств.

Таблицы. Таблица — способ структурирования данных по строкам и столбцам, причём каждый столбец ( или строка), содержит данные о том или ином свойстве объекта, а каждая строка (или столбец) — значения каждого из этих свойств для конкретного объекта. Пересечение столбца и строки образуют ячейку таблицы, которая содержит значение данного свойства для данного объекта.

В текстовом процессоре можно отсортировать выделенный текст или числовые данные. Сортировка —упорядочивание множества объектов по некоторому критерию. Чаще всего для текстовых данных используется и лексикографический порядок, а для числовых данных — числовой порядок, который может быть нисходящим или восходящим. При сортировке текстовых данных сортируемыми объектами являются абзацы.

В текстовом процессоре имеется возможность вставлять в документ таблицы, созданные в табличном процессоре. Для произведения вычислений в таблицах чаще всего используют возможности табличного процессора, однако и в текстовом процессоре имеются встроенные формулы, позволяющие производить некоторые вычисления в таблицах.

Внедрение и связывание объектов. Текстовый процессор предназначен не только для ввода текста, но и для создания документов со сложным форматированием. Одной из возможностей по оформлению документов является включение в текст объектов, созданных в других приложениях.

Когда информация вставляется как объект, создаётся динамическая связь между вставляемым содержимым и содержимым, которое было создано в другой программе.

Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл текстового процессора хранит только путь к исходному файлу и отображает представление связанных данных.

Когда объект другой программы внедрён в документ текстового процессора данные в этом документе при изменении исходного файла другой программы не изменяются. Внедрённый объект становится частью файла текстового процессора, и после того, как он вставлен, объект больше не являются частью исходного файла.

Создание справочного аппарата к документу большего объёма. Большим документом, или документом большого объёма, в Wordназывают документ, состоящий из оглавления, разделов и подразделов различныхуровней, предметного указателя, списка использованной литературы, содержащий вставки сносок, ссылок, разделов, колонтитулов. К таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работы, учебные пособия и т. д.

Под разделом понимается часть документа, посвященная одной определённой теме. Текст внутри раздела также неоднороден. Он разбивается на абзацы, которые, в свою очередь, также могут нести различную смысловую и структурную нагрузку. Например, абзац может быть определением, цитатой, примечанием, обычным текстом.

Абзац подразделяется на фразы, а те — на слова. Внутри абзаца встречаются слова и словосочетания с определённым функциональным смыслом: главные слова, новые слова, аббревиатуры, вводные и служебные слова и т. д.

В создании документа выделяют два процесса — процесс структурирования и процесс форматирования текста.

Структурирование текста — процесс разбиения текста на единицы, имеющие смысловую нагрузку. Такими единицами являются заголовки, термины, абзацы, списки и т. д.

Форматирование текста — процесс придания тексту определённого вида, связанный с приданием той или иной структурной единице документа определённых свойств оформления — гарнитуры, кегля, цвета шрифта, выравнивания абзаца и т.п.

Создание оглавления. Оглавление — список входящих в издание частей — разделов, глав и параграфов с указанием номеров страниц, на которых они начинаются.

Для составления оглавления можно указать два способа. Первый способ — ручной — используется, когда строго известно, сколько страниц занимает каждый объект оглавления. Второй способ —автоматический — можно использовать на любой стадии работы над документом.

Ручной способ составления оглавления требует:

• копирования того или иного заголовка, включаемых в оглавление;

• вставки скопированного заголовка в его место в оглавлении;

• впечатывания соответствующего номера страницы;

• вставки в качестве заполнителя точек между заголовком и номером страницы;

• ручного выравнивания столбца страниц.

Автоматический способ составления оглавления требует выполнить следующее:

• структурировать заголовки, присвоив им соответствующие уровни, учитывающие структуру документа;

• вставить оглавление в нужном месте документа — обычно вначале его.

Создание предметного указателя. Предметный указатель , алфавитный указатель — перечень терминов, которые в документе определены явно или контекстуально, с указанием номеров страниц, на которых они разъясняются в документе.

Предметный указатель может содержать термины разных уровней — основной, дополнительный, третьего уровня.

Для добавления слова или словосочетания в указатель, его нужно:

• найти в тексте;

• пометить, предварительно отредактировав — написав каждый будущий элемент предметного указателя со строчной буквы в именительном падеже единственного числа;

• вставить предметный указатель, предварительно поместив курсор в место вставки.

Вставка сносок, ссылок, колонтитулов. При оформлении документа используются средства —сноски, ссылки, разделы, колонтитулы.

Сноска — помещаемые внизу полосы или в конце документа пояснение, примечание, библиографическая ссылка, перевод иноязычного текста, связанные с основным текстом знаком сноски.

Сноска, помещаемая внизу полосы, называется обычной сноской, а помещаемая в конце документа — концевой сноской. Обычные сноски используются для подробных примечаний, а концевые — для ссылок на источники.

Ссылка — запись, которая идентифицирует документ или его часть. Ссылка используется в документе для связи с другим документом или для связи одной части документа с другой его частью. В соответствии с этим говорят о внешней или внутренней ссылке.

Гиперссылка — текстовый или графический условный элемент гипертекстового документа, который с целью перехода по нему связан с другим отдельным элементом этого документа или любым другим файлом, находящимся как на этом же ресурсе, так и на любом другом постороннем ресурсе — компьютере, сервере.

Колонтитулы — это области, расположенные в верхнем, нижнем и боковых полях на каждой странице документа. Колонтитулы используются для вставки номеров страниц в текст

В колонтитулах могут содержаться надписи: время, дата, название компании или название документа.